NIS2 et photocopieurs en entreprise : la checklist cybersécurité 2026 pour les sociétés belges

Les photocopieurs et imprimantes multifonctions ne sont plus de simples périphériques de bureau. En 2026, ce sont de véritables équipements connectés : ils accèdent au réseau, envoient des scans par e-mail, stockent parfois des documents, dialoguent avec des annuaires utilisateurs et peuvent devenir un angle mort de la sécurité informatique.

Avec la montée en puissance de NIS2 et le durcissement général des exigences cyber dans les entreprises belges, il devient risqué de laisser le parc d’impression en dehors du périmètre de sécurité. Même lorsqu’une société n’est pas directement soumise aux obligations les plus strictes, elle doit souvent répondre à des attentes de ses clients, de ses partenaires, de son assureur cyber ou de ses auditeurs.

Autrement dit : un photocopieur mal configuré peut aujourd’hui coûter bien plus qu’une panne ou un bourrage papier.

Pourquoi NIS2 concerne aussi les photocopieurs

La directive NIS2 pousse les organisations à mieux gérer leurs risques numériques, leurs accès, leurs fournisseurs et leurs procédures en cas d’incident. Dans la pratique, cela implique de regarder de plus près tous les équipements connectés au réseau, y compris :

• les photocopieurs multifonctions,
• les imprimantes réseau,
• les solutions de scan vers e-mail,
• les consoles d’administration,
• les serveurs d’impression,
• les flux documentaires vers cloud ou GED.

Un photocopieur moderne peut contenir ou manipuler :

• des identifiants SMTP ou LDAP,
• des carnets d’adresses,
• des scans PDF,
• des historiques d’impression,
• des paramètres réseau sensibles,
• parfois des données stockées temporairement sur disque.

Cela en fait un équipement à traiter avec le même sérieux que d’autres briques du système d’information.

Les principaux risques à surveiller

1. Des accès administrateur trop faibles

Beaucoup d’entreprises conservent encore :

• un mot de passe par défaut,
• un mot de passe identique sur tout le parc,
• un accès administrateur web ouvert à trop de personnes.

C’est l’une des faiblesses les plus classiques.

2. Un stockage local sous-estimé

Certaines machines conservent des traces de :

• travaux d’impression,
• scans,
• carnets d’adresses,
• fichiers temporaires,
• tâches en attente.

Si ces données ne sont ni chiffrées ni effacées correctement, elles deviennent un risque réel.

3. Des firmwares non suivis

Comme n’importe quel équipement connecté, un photocopieur peut embarquer des vulnérabilités. Si le firmware n’est pas à jour, ou si le modèle n’est plus supporté, la machine devient un maillon faible durable.

4. Le scan vers e-mail mal encadré

Le scan-to-mail est pratique, mais il implique souvent :

• un compte technique,
• des réglages SMTP,
• des envois de documents sensibles,
• un risque d’erreur de destinataire,
• des configurations parfois trop permissives.

5. Une intégration réseau trop ouverte

Un photocopieur n’a pas toujours besoin de communiquer largement sur le réseau interne. Une mauvaise segmentation ou des services inutiles laissés actifs augmentent la surface d’attaque.

La checklist cybersécurité 2026 pour les entreprises belges

Voici la checklist la plus utile à appliquer sur un parc d’impression professionnel.

1. Faire un inventaire clair du parc

Commencez par documenter :

• les modèles installés,
• les sites concernés,
• les versions de firmware,
• les contrats de maintenance,
• les personnes ou prestataires qui ont un accès admin,
• les machines encore supportées ou non.

Sans inventaire, il n’y a pas de gouvernance sérieuse.

2. Supprimer tous les mots de passe par défaut

Chaque machine doit avoir :

• un identifiant administrateur connu,
• un mot de passe fort,
• une gestion claire des accès techniques.

Évitez les accès partagés et les mots de passe identiques entre machines.

3. Limiter les droits d’administration

Tout le monde ne doit pas pouvoir modifier :

• le réseau,
• les comptes,
• les carnets d’adresses,
• les destinations de scan,
• les paramètres de sécurité.

La règle de base : le minimum d’accès nécessaire.

4. Vérifier les mises à jour firmware

Pour chaque machine, il faut savoir :

• quelle version est installée,
• si des mises à jour de sécurité existent,
• qui les applique,
• à quelle fréquence,
• si le constructeur supporte toujours le modèle.

Si votre prestataire ne peut pas répondre clairement, c’est déjà un signal faible.

5. Désactiver les services inutiles

Plus une machine expose de services, plus elle augmente la surface d’attaque.

À vérifier :

• interfaces d’administration non utilisées,
• protocoles hérités,
• ports inutiles,
• fonctionnalités réseau activées “par défaut”.

Le bon réflexe est simple : n’activer que ce qui est nécessaire.

6. Encadrer le stockage local des documents

Vérifiez si vos machines :

• stockent des documents sur disque,
• conservent un historique,
• permettent l’effacement automatique,
• proposent un chiffrement du stockage,
• sont correctement nettoyées en fin de contrat.

C’est particulièrement important pour les secteurs manipulant des données sensibles, comme les cabinets comptables, le médical, le juridique ou les RH.

7. Sécuriser le scan vers e-mail et vers cloud

Le scan est souvent la fonction la plus pratique… et la moins gouvernée.

Checklist minimale :

• compte technique dédié,
• authentification propre,
• revue des destinataires autorisés,
• journalisation quand c’est possible,
• contrôle des dépôts cloud ou partages réseau.

8. Segmenter le réseau si possible

Quand l’infrastructure le permet, il est pertinent de :

• isoler les équipements d’impression,
• limiter les flux autorisés,
• éviter un accès trop large à l’ensemble du SI.

Ce n’est pas toujours indispensable sur un petit parc, mais c’est souvent une bonne pratique dès que l’entreprise grandit.

9. Journaliser les actions importantes

Pouvez-vous répondre facilement à ces questions ?

• qui a changé la configuration ?
• quand ?
• quel prestataire est intervenu ?
• y a-t-il eu un incident récent ?

Même une traçabilité partielle vaut mieux qu’une absence totale de visibilité.

10. Contrôler les engagements du prestataire

La cybersécurité du parc dépend aussi du fournisseur ou du mainteneur. Il faut clarifier :

• la gestion des mises à jour,
• les accès techniciens,
• les délais d’intervention,
• la procédure d’effacement des données,
• la fin de vie des équipements,
• la documentation disponible en cas d’audit.

C’est un point très concret dans l’esprit de NIS2 : mieux maîtriser le risque fournisseur.

11. Prévoir le remplacement des machines obsolètes

Une machine trop ancienne peut rester connectée au réseau alors qu’elle n’est plus supportée. C’est souvent un mauvais compromis.

Il faut identifier :

• les machines à conserver,
• celles à isoler,
• celles à remplacer à court terme.

Si vous hésitez entre location, leasing ou achat, ce point doit faire partie de la décision.

12. Former les utilisateurs aux bons réflexes

La sécurité ne repose pas uniquement sur l’IT.

Les utilisateurs doivent aussi comprendre :

• pourquoi éviter de laisser des impressions sensibles sur le bac,
• comment vérifier un destinataire avant scan,
• quand signaler un comportement anormal,
• pourquoi certaines fonctions sont restreintes.

Une sensibilisation courte mais claire suffit souvent à réduire beaucoup de risques.

Les bonnes questions à poser à son fournisseur de photocopieurs

Avant de signer ou de renouveler un contrat, une entreprise belge devrait pouvoir demander :

• Les firmwares sont-ils suivis régulièrement ?
• Les accès administrateur sont-ils personnalisés ?
• Les données locales sont-elles effacées ou chiffrées ?
• Les fonctions de scan sont-elles correctement sécurisées ?
• Les accès techniciens sont-ils tracés ?
• Que se passe-t-il pour les données stockées en fin de contrat ?
• Une documentation sécurité est-elle disponible en cas d’audit ?

Si les réponses sont floues, le risque est souvent sous-estimé.

Les entreprises les plus concernées

Toutes les entreprises doivent être attentives, mais certaines sont particulièrement exposées :

• cabinets comptables et fiduciaires,
• secteur médical,
• études notariales et juridiques,
• écoles et organismes de formation,
• communes et administrations,
• groupes multisites,
• entreprises industrielles avec documentation sensible.

Dans ces contextes, le photocopieur n’est jamais un simple accessoire bureautique.

FAQ

NIS2 s’applique-t-elle directement aux photocopieurs ?

Pas en tant que catégorie autonome. En revanche, NIS2 pousse les entreprises à sécuriser l’ensemble de leurs équipements connectés, y compris les systèmes d’impression et de numérisation, lorsqu’ils participent au traitement de l’information.

Un photocopieur peut-il stocker des données sensibles ?

Oui. Selon le modèle, il peut conserver des scans, des travaux d’impression, des carnets d’adresses ou des fichiers temporaires. Il faut donc vérifier les fonctions de stockage, d’effacement et de chiffrement.

Faut-il segmenter le réseau des imprimantes et photocopieurs ?

Quand c’est possible, oui. Une segmentation propre réduit la surface d’attaque et limite les mouvements latéraux en cas de compromission d’un équipement.

Que demander à un prestataire de photocopieurs sur le plan cybersécurité ?

Il faut au minimum clarifier les mises à jour firmware, les accès administrateur, la gestion des données stockées, la procédure de fin de contrat et la traçabilité des interventions techniques.

Ce qu’il faut retenir

En 2026, la cybersécurité des photocopieurs fait pleinement partie du sujet de sécurité numérique en entreprise. Pas parce qu’une réglementation vise uniquement les imprimantes, mais parce que ces équipements sont devenus des points de circulation documentaire, de stockage et d’accès réseau qu’il n’est plus raisonnable d’ignorer.

La bonne approche consiste à professionnaliser le parc :

• inventaire,
• accès maîtrisés,
• mises à jour suivies,
• segmentation quand nécessaire,
• fournisseur sérieux,
• politique claire sur les données.

C’est souvent ce niveau de rigueur qui fait la différence entre un parc d’impression pratique… et un parc d’impression risqué.

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