Hoe voert u een volledige audit van uw printerpark uit: methodologie en checklist
Hoe voert u een volledige audit van uw printerpark uit: methodologie en checklist
Een audit van uw printerpark is veel meer dan een eenvoudige inventarisatie van uw apparatuur. Het is een strategische analyse die aanzienlijke besparingen kan opleveren, knelpunten kan identificeren en uw bedrijf kan voorbereiden op de toekomst. In België besparen bedrijven die regelmatig deze oefening uitvoeren gemiddeld 25 tot 35% op hun printkosten. Hier vindt u onze complete gids om dit essentiële proces succesvol uit te voeren.
Waarom een audit van uw printerpark uitvoeren?
Voordat we in de methodologie duiken, laten we begrijpen waarom deze oefening onmisbaar is geworden voor moderne bedrijven.
De verborgen kosten van printen
De meeste leidinggevenden onderschatten hun printuitgaven aanzienlijk. Naast de aankoopprijs of huur van uw kopieerapparaten moet u rekening houden met:
- Verbruiksmaterialen: toners, cartridges, papier
- Onderhoud: interventies, reserveonderdelen
- Energie: stroomverbruik van de apparaten
- Verloren tijd: storingen, wachtrijen, slechte configuratie
- Onnodige afdrukken: documenten die nooit worden opgehaald, fouten
Een recent onderzoek toont aan dat printkosten tussen 1 en 3% van de omzet van een bedrijf vertegenwoordigen. Voor een Belgische kmo met 2 miljoen euro omzet betekent dit 20.000 tot 60.000 euro per jaar!
De concrete voordelen van een audit
Een goed uitgevoerde audit stelt u in staat om:
- Uw kosten te verlagen met gemiddeld 20 tot 40%
- De productiviteit van uw teams te verbeteren
- De beveiliging van uw documenten te versterken
- Uw ecologische voetafdruk te verkleinen
- Uw toekomstige investeringen rustig te plannen
Fase 1: Voorbereiding van de audit
Het bereik definiëren
Bepaal voordat u begint duidelijk het bereik van uw analyse:
- Locatie: alle vestigingen of alleen het hoofdkantoor?
- Apparatuur: netwerkprinters, individuele printers, multifunctionals, scanners?
- Gebruikers: alle afdelingen of bepaalde pilootdiensten?
Voor bedrijven met meerdere vestigingen, met name die aanwezig zijn in Brussel en omgeving, is het verstandig om te beginnen met een testlocatie voordat u generaliseert.
Het projectteam samenstellen
Een effectieve audit vereist een multidisciplinair team:
- Een IT-verantwoordelijke voor de technische aspecten
- Een inkoopverantwoordelijke voor de financiële gegevens
- Vertegenwoordigers van de afdelingen om de werkelijke behoeften te begrijpen
- Een sponsor vanuit de directie om de aanpak te legitimeren
Voorbereidende gegevens verzamelen
Verzamel vóór de start:
- De bestaande huur- of aankoopcontracten
- De facturen van verbruiksmaterialen van de afgelopen 12 maanden
- De onderhoudscontracten
- De IT-incidentrapporten
- Het organigram en de verdeling van de teams
Fase 2: Fysieke inventarisatie
De apparatuur in kaart brengen
Maak een identiteitskaart voor elk apparaat met:
| Informatie | Voorbeeld |
|---|---|
| Merk en model | Konica Minolta bizhub C458 |
| Serienummer | A7PY021XXXXXX |
| Installatiedatum | Maart 2022 |
| Locatie | 2e verdieping, open space |
| Type | Multifunctional kleur |
| Connectiviteit | Netwerk + WiFi |
| Algemene staat | Goed / Matig / Te vervangen |
De technische staat beoordelen
Noteer voor elk apparaat:
- Het aantal afgedrukte pagina’s sinds aanvang (teller)
- De leeftijd van het apparaat
- De gemelde terugkerende storingen
- De beschikbaarheid van verbruiksmaterialen
- De compatibiliteit met uw huidige systemen
Spookapparatuur identificeren
“Spookprinters” zijn apparaten die niemand gebruikt maar die wel energie verbruiken en ruimte innemen. Onze ervaring toont aan dat 15 tot 20% van de printers in een bedrijf onderbenut of ongebruikt zijn.
Fase 3: Analyse van volumes en stromen
Afdrukvolumes meten
Verzamel gedurende 1 tot 3 maanden de volgende gegevens:
- Totaal volume: aantal afgedrukte/gekopieerde pagina’s
- Verdeling kleur/zwart-wit: doorgaans 30/70
- Verdeling enkelzijdig/dubbelzijdig: doel > 70% dubbelzijdig
- Verdeling per afdeling: identificeer de grote verbruikers
- Piekmomenten: uren, dagen, periodes
Documentstromen analyseren
Begrijp hoe documenten circuleren:
- Welke documenten worden systematisch afgedrukt?
- Welke zouden digitaal kunnen blijven?
- Zijn er verouderde papieren workflows?
- Hoe worden documenten gearchiveerd?
De ratio gebruikers/apparatuur berekenen
De optimale ratio varieert per sector:
| Sector | Aanbevolen ratio |
|---|---|
| Administratie | 1 multifunctional voor 15-20 personen |
| Juridisch/Boekhoudkundig | 1 multifunctional voor 8-12 personen |
| Creatief/Marketing | 1 multifunctional voor 10-15 personen |
| Industrie | 1 printer voor 25-30 personen |
Fase 4: Financiële analyse
De totale eigendomskosten (TCO) berekenen
De TCO omvat alle kosten over de levensduur van de apparatuur:
TCO = Aanschaf + Verbruiksmaterialen + Onderhoud + Energie + Arbeid
Voorbeeld voor een multifunctional over 5 jaar:
| Post | Kosten |
|---|---|
| Aanschaf/Huur | € 8.000 |
| Verbruiksmaterialen (5 jaar) | € 6.500 |
| Onderhoud | € 2.000 |
| Energie | € 500 |
| Totaal TCO | € 17.000 |
De kosten per pagina bepalen
De kosten per pagina zijn de belangrijkste indicator:
Kosten/pagina = TCO ÷ Totaal aantal pagina’s
Voor bovenstaand voorbeeld met 200.000 pagina’s over 5 jaar: € 0,085 per pagina.
Vergelijk dit cijfer met uw huidige contracten en marktaanbiedingen. Neem contact op met onze experts voor een persoonlijke analyse.
Vermijdbare extra kosten identificeren
De meest voorkomende bronnen van verspilling:
- Overmatig kleurenprinten: kleur kost 5 tot 10x meer
- Niet-geoptimaliseerde verbruiksmaterialen: generieke cartridges van slechte kwaliteit
- Geen preventief onderhoud: vermijdbare storingen
- Overdimensioneerde apparatuur: betalen voor ongebruikte capaciteiten
- Onaangepaste contracten: te hoge forfaits of juist onvoldoende
Fase 5: Beoordeling van werkelijke behoeften
Gebruikers bevragen
Bereid een eenvoudige vragenlijst voor:
- Welk apparaat gebruikt u voornamelijk?
- Ondervindt u terugkerende problemen?
- Welke functies ontbreken?
- Vindt u de huidige apparatuur voldoende?
- Drukt u documenten af die digitaal zouden kunnen blijven?
Behoeften per afdeling analyseren
Elke afdeling heeft specifieke behoeften:
- Boekhouding: grote volumes, A4-formaat, voornamelijk zwart-wit
- Marketing: kleurkwaliteit, gevarieerde formaten (A3, folders)
- Directie: vertrouwelijkheid, afwerking (nieten, binden)
- Logistiek: etiketten, leveringsbonnen, robuustheid
Anticiperen op evolutie
Projecteer uzelf 3-5 jaar vooruit:
- Groei of afname van het personeelsbestand?
- Nieuwe vestigingen of sluitingen?
- Digitalisering van bepaalde processen?
- Wettelijke evolutie (wettelijke archivering)?
Fase 6: Aanbevelingen en actieplan
Het park rationaliseren
Stel op basis van uw analyse voor:
- Te verwijderen apparatuur: spookapparaten, duplicaten
- Te vervangen apparatuur: verouderd, duur
- Te bundelen apparatuur: logische groepering
- Nieuwe behoeften: ontbrekende apparatuur
Contracten optimaliseren
Onderhandel betere voorwaarden:
- Pagina-abonnementen aangepast aan werkelijke volumes
- Inclusief preventief onderhoud
- Automatische levering van verbruiksmaterialen
- Gegarandeerde interventietijd (SLA)
Goede praktijken invoeren
Stel een printbeleid op:
- Dubbelzijdig printen als standaard
- Zwart-wit als standaard
- Quota per gebruiker indien nodig
- Beveiligd printen (badge) voor vertrouwelijke documenten
Complete checklist voor de audit
Hier is uw samenvattende checklist:
Voorbereiding
- Bereik gedefinieerd
- Projectteam samengesteld
- Contracten en facturen verzameld
- Planning opgesteld
Inventarisatie
- Volledige lijst van apparatuur
- Technische fiches ingevuld
- Fysieke staat beoordeeld
- Spookapparatuur geïdentificeerd
Volume-analyse
- Tellers opgenomen
- Meetperiode vastgesteld (min. 1 maand)
- Verdeling kleur/Z&W berekend
- Piekmomenten geïdentificeerd
Financiële analyse
- TCO berekend per apparaat
- Kosten per pagina bepaald
- Vergelijking met de markt uitgevoerd
- Extra kosten geïdentificeerd
Behoeften
- Gebruikers bevraagd
- Behoeften per afdeling gedocumenteerd
- Evoluties geanticipeerd
Aanbevelingen
- Rationaliseringsplan opgesteld
- Contractonderhandelingen voorbereid
- Printbeleid gedefinieerd
- Implementatieplanning opgesteld
Aanbevolen frequentie
Om een geoptimaliseerd park te behouden, adviseren wij:
- Volledige audit: elke 3 tot 5 jaar of bij grote veranderingen
- Volume-review: driemaandelijks
- Kostenanalyse: jaarlijks
- Tevredenheidsonderzoek: halfjaarlijks
Conclusie: ga aan de slag
Een audit van uw printerpark is geen uitgave, maar een investering. Bedrijven die de tijd nemen voor deze methodische analyse plukken duurzame vruchten: financiële besparingen, verhoogde productiviteit en verminderde milieubelasting.
Wilt u begeleid worden in dit proces? Onze experts voeren gratis en vrijblijvend audits uit voor Belgische bedrijven. Neem contact met ons op om uw persoonlijke diagnose te plannen.
Dit artikel is geschreven door het team van Photocopieurs.be, uw partner voor de huur en het onderhoud van professionele kopieerapparaten in België.
📍 Service beschikbaar in: Brussel