Comment réaliser un audit complet de votre parc d’impression : méthodologie et checklist

Un audit de parc d’impression est bien plus qu’un simple inventaire de vos équipements. C’est une analyse stratégique qui peut révéler des économies substantielles, identifier les goulots d’étranglement et préparer votre entreprise pour l’avenir. En Belgique, les entreprises qui réalisent régulièrement cet exercice économisent en moyenne 25 à 35 % sur leurs coûts d’impression. Voici notre guide complet pour mener à bien cette démarche essentielle.

Pourquoi réaliser un audit de votre parc d’impression ?

Avant de plonger dans la méthodologie, comprenons pourquoi cet exercice est devenu incontournable pour les entreprises modernes.

Les coûts cachés de l’impression

La plupart des dirigeants sous-estiment considérablement leurs dépenses d’impression. Au-delà du prix d’achat ou de location de vos photocopieurs, il faut considérer :

Les consommables : toners, cartouches, papier
La maintenance : interventions, pièces de rechange
L’énergie : consommation électrique des appareils
Le temps perdu : pannes, files d’attente, mauvaise configuration
Les impressions inutiles : documents jamais récupérés, erreurs

Une étude récente montre que les coûts d’impression représentent entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Pour une PME belge réalisant 2 millions d’euros de CA, cela représente 20 000 à 60 000 euros par an !

Les bénéfices concrets d’un audit

Un audit bien mené vous permettra de :

Réduire vos coûts de 20 à 40 % en moyenne
Améliorer la productivité de vos équipes
Renforcer la sécurité de vos documents
Diminuer votre empreinte environnementale
Planifier sereinement vos investissements futurs

Phase 1 : Préparation de l’audit

Définir le périmètre

Avant de commencer, délimitez clairement le champ de votre analyse :

Localisation : tous les sites ou seulement le siège ?
Équipements : imprimantes réseau, imprimantes individuelles, multifonctions, scanners ?
Utilisateurs : tous les départements ou certains services pilotes ?

Pour les entreprises multi-sites, notamment celles présentes à Bruxelles et en périphérie, il est judicieux de commencer par un site test avant de généraliser.

Constituer l’équipe projet

Un audit efficace nécessite une équipe pluridisciplinaire :

Un responsable IT pour les aspects techniques
Un responsable achats pour les données financières
Des représentants métiers pour comprendre les besoins réels
Un sponsor direction pour légitimer la démarche

Collecter les données préliminaires

Rassemblez avant le démarrage :

Les contrats de location ou d’achat existants
Les factures de consommables des 12 derniers mois
Les contrats de maintenance
Les rapports d’incidents IT
L’organigramme et la répartition des équipes

Phase 2 : Inventaire physique

Cartographier les équipements

Créez une fiche d’identité pour chaque appareil comprenant :

Information	Exemple
Marque et modèle	Konica Minolta bizhub C458
Numéro de série	A7PY021XXXXXX
Date d’installation	Mars 2022
Localisation	2ème étage, open space
Type	Multifonction couleur
Connectivité	Réseau + WiFi
État général	Bon / Moyen / À remplacer

Évaluer l’état technique

Pour chaque appareil, notez :

Le nombre de pages imprimées depuis l’origine (compteur)
L’âge de l’appareil
Les pannes récurrentes signalées
La disponibilité des consommables
La compatibilité avec vos systèmes actuels

Identifier les équipements fantômes

Les “imprimantes fantômes” sont ces appareils que personne n’utilise mais qui consomment de l’énergie et occupent de l’espace. Notre expérience montre que 15 à 20 % des imprimantes dans une entreprise sont sous-utilisées ou inutilisées.

Phase 3 : Analyse des volumes et flux

Mesurer les volumes d’impression

Pendant 1 à 3 mois, collectez les données suivantes :

Volume total : nombre de pages imprimées/copiées
Répartition couleur/noir et blanc : généralement 30/70
Répartition recto/recto-verso : objectif > 70 % recto-verso
Répartition par service : identifier les gros consommateurs
Pics d’utilisation : heures, jours, périodes

Analyser les flux documentaires

Comprenez comment circulent les documents :

Quels documents sont systématiquement imprimés ?
Lesquels pourraient rester numériques ?
Y a-t-il des workflows papier obsolètes ?
Comment sont archivés les documents ?

Calculer le ratio utilisateurs/équipements

Le ratio optimal varie selon les secteurs :

Secteur	Ratio recommandé
Administration	1 multifonction pour 15-20 personnes
Juridique/Comptable	1 multifonction pour 8-12 personnes
Créatif/Marketing	1 multifonction pour 10-15 personnes
Industrie	1 imprimante pour 25-30 personnes

Phase 4 : Analyse financière

Calculer le coût total de possession (TCO)

Le TCO inclut tous les coûts sur la durée de vie de l’équipement :

TCO = Acquisition + Consommables + Maintenance + Énergie + Main d’œuvre

Exemple pour un multifonction sur 5 ans :

Poste	Coût
Acquisition/Location	8 000 €
Consommables (5 ans)	6 500 €
Maintenance	2 000 €
Énergie	500 €
Total TCO	17 000 €

Déterminer le coût à la page

Le coût à la page est l’indicateur clé :

Coût/page = TCO ÷ Nombre total de pages

Pour l’exemple ci-dessus avec 200 000 pages sur 5 ans : 0,085 € par page.

Comparez ce chiffre à vos contrats actuels et aux offres du marché. Contactez nos experts pour une analyse personnalisée.

Identifier les surcoûts évitables

Les sources de gaspillage les plus fréquentes :

Impression couleur abusive : la couleur coûte 5 à 10x plus cher
Consommables non optimisés : cartouches génériques de mauvaise qualité
Maintenance non préventive : pannes évitables
Équipements surdimensionnés : payer pour des capacités non utilisées
Contrats inadaptés : forfaits trop élevés ou pas assez

Phase 5 : Évaluation des besoins réels

Interroger les utilisateurs

Préparez un questionnaire simple :

Quel appareil utilisez-vous principalement ?
Rencontrez-vous des problèmes récurrents ?
Quelles fonctions manquent ?
Estimez-vous que l’équipement actuel est suffisant ?
Imprimez-vous des documents qui pourraient rester numériques ?

Analyser les besoins par service

Chaque département a des besoins spécifiques :

Comptabilité : volumes importants, formats A4, noir et blanc majoritaire
Marketing : qualité couleur, formats variés (A3, dépliants)
Direction : confidentialité, finitions (agrafage, reliure)
Logistique : étiquettes, bons de livraison, robustesse

Anticiper l’évolution

Projetez-vous à 3-5 ans :

Croissance ou réduction des effectifs ?
Nouveaux sites ou fermetures ?
Digitalisation de certains processus ?
Évolution réglementaire (archivage légal) ?

Phase 6 : Recommandations et plan d’action

Rationaliser le parc

Sur base de votre analyse, proposez :

Les équipements à supprimer : fantômes, doublons
Les équipements à remplacer : obsolètes, coûteux
Les équipements à mutualiser : regroupement logique
Les nouveaux besoins : équipements manquants

Optimiser les contrats

Négociez de meilleurs termes :

Forfaits pages adaptés aux volumes réels
Inclusion de la maintenance préventive
Livraison automatique des consommables
Engagement de temps d’intervention (SLA)

Mettre en place des bonnes pratiques

Instaurez une politique d’impression :

Impression recto-verso par défaut
Noir et blanc par défaut
Quota par utilisateur si nécessaire
Impression sécurisée (badge) pour les documents confidentiels

Checklist complète de l’audit

Voici votre checklist récapitulative :

Préparation

Périmètre défini
Équipe projet constituée
Contrats et factures rassemblés
Planning établi

Inventaire

Liste complète des équipements
Fiches techniques renseignées
État physique évalué
Équipements fantômes identifiés

Analyse volumes

Compteurs relevés
Période de mesure définie (min. 1 mois)
Répartition couleur/N&B calculée
Pics d’utilisation identifiés

Analyse financière

TCO calculé par équipement
Coût à la page déterminé
Comparaison avec le marché effectuée
Surcoûts identifiés

Besoins

Utilisateurs interrogés
Besoins par service documentés
Évolutions anticipées

Recommandations

Plan de rationalisation rédigé
Négociations contrats préparées
Politique d’impression définie
Planning de mise en œuvre établi

Fréquence recommandée

Pour maintenir un parc optimisé, nous recommandons :

Audit complet : tous les 3 à 5 ans ou lors de changements majeurs
Revue des volumes : trimestrielle
Analyse des coûts : annuelle
Enquête satisfaction : semestrielle

Conclusion : passez à l’action

Un audit de parc d’impression n’est pas une dépense, c’est un investissement. Les entreprises qui prennent le temps de cette analyse méthodique récoltent des bénéfices durables : économies financières, productivité accrue et impact environnemental réduit.

Vous souhaitez être accompagné dans cette démarche ? Nos experts réalisent des audits gratuits et sans engagement pour les entreprises belges. Contactez-nous pour planifier votre diagnostic personnalisé.

Cet article a été rédigé par l’équipe Photocopieurs.be, votre partenaire pour la location et l’entretien de photocopieurs professionnels en Belgique.

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