Wat kost de huur van een kopieerapparaat? Tarieven en budget
De vraag naar budget is centraal bij de keuze van een professioneel kopieerapparaat. Hoeveel kost het echt om een kopieerapparaat te huren of te leasen in België? In dit artikel bespreken we de marktprijzen, de elementen die in de contracten zijn inbegrepen en tips om uw budget te optimaliseren.
De verschillende prijsmodellen
1. Het alles-inclusief maandelijkse abonnement
De eenvoudigste formule: u betaalt een vast maandelijks bedrag dat alles (of bijna alles) dekt.
Meestal inbegrepen:
- De huur van de machine
- Het preventief onderhoud en herstel
- De onderdelen
- De verbruiksartikelen (toner, drum)
- Een bepaald aantal pagina’s
Niet inbegrepen:
- Het papier
- De pagina’s boven het abonnement (facturatie per eenheid)
2. De prijs per pagina
U betaalt op basis van uw werkelijke verbruik. Ideaal voor grote of wisselende volumes.
Gemiddelde prijzen in België:
- Zwart-wit: 0,005€ tot 0,02€ per pagina
- Kleur: 0,03€ tot 0,08€ per pagina
Hoe hoger uw volume, hoe lager de prijs per pagina.
3. De pure huur (korte termijn)
Voor tijdelijke behoeften wordt de huur per dag, week of maand gefactureerd.
Indicatieve prijzen:
- Multifunctionele A4 zwart-wit: 50 tot 100€/week
- Multifunctionele A4 kleur: 80 tot 150€/week
- Multifunctionele A3 kleur: 120 tot 250€/week
Levering, installatie en verbruiksartikelen zijn vaak inbegrepen.
Gemiddelde leaseprijzen in België
Hier zijn de prijsbereiken die op de Belgische markt worden waargenomen voor een leasecontract van 48 maanden:
Kopieerapparaat A4 Zwart-Wit (25-35 ppm)
- Maandelijkse betaling: 40€ tot 80€ excl. btw/maand
- Inbegrepen: onderhoud, toner
- Ideaal voor: kleine kantoren, vrije beroepen, KMO’s
Kopieerapparaat A4 Kleur (25-35 ppm)
- Maandelijkse betaling: 60€ tot 120€ excl. btw/maand
- Inbegrepen: onderhoud, kleurtoners
- Ideaal voor: KMO’s met bescheiden kleurbehoeften
Kopieerapparaat A3 Zwart-Wit (40-60 ppm)
- Maandelijkse betaling: 80€ tot 150€ excl. btw/maand
- Inbegrepen: onderhoud, toner, basisafwerking
- Ideaal voor: KMO’s, afdelingen, gemiddelde tot hoge volumes
Kopieerapparaat A3 Kleur (40-60 ppm)
- Maandelijkse betaling: 120€ tot 250€ excl. btw/maand
- Inbegrepen: onderhoud, toners, afwerking
- Ideaal voor: bedrijven met regelmatige kleurbehoeften, marketing
Productiesysteem (70+ ppm)
- Maandelijkse betaling: 300€ tot 800€+ excl. btw/maand
- Inbegrepen: premium onderhoud, verbruiksartikelen, gegarandeerde SLA
- Ideaal voor: drukkerijen, reproductiecentra, grote accounts
Wat beïnvloedt de prijs?
1. De printsnelheid (ppm)
Hoe sneller de machine, hoe duurder. Een machine van 60 ppm kost 2 tot 3 keer meer dan een van 25 ppm.
2. Het formaat (A4 vs A3)
A3-machines zijn groter en duurder. Als u nooit in A3 print, blijf dan bij A4.
3. Zwart-wit vs Kleur
Kleurmachines kosten 50% tot 100% meer dan equivalente zwart-witmodellen. De kleurkosten per pagina zijn ook aanzienlijk hoger.
4. De opties en afwerkingen
- Nietmachine: +15 tot 30€/maand
- Vouw-/boekafwerking: +30 tot 60€/maand
- Extra papierlade: +10 tot 20€/maand
- Faxmodule: +10 tot 20€/maand
5. Het maandelijkse volume
Contracten zijn afgestemd op uw geschatte volume. Regelmatig boven het abonnement gaan leidt tot extra kosten.
6. De contractduur
Hoe langer het contract, hoe lager de maandelijkse betaling:
- 36 maanden: hogere maandelijkse betaling
- 48 maanden: standaard
- 60 maanden: laagste maandelijkse betaling
Hoe uw budget inschatten?
Stap 1: Evalueer uw volume
Tel uw afdrukken over 3 maanden en bereken een gemiddelde. Voeg 20% marge toe voor variaties.
Stap 2: Identificeer uw behoeften
- A4 of A3?
- Zwart-wit, kleur of beide?
- Nodige afwerkingen?
- Aantal gebruikers?
Stap 3: Vergelijk meerdere offertes
Teken nooit de eerste offerte die u ontvangt. De verschillen tussen leveranciers kunnen oplopen tot 30-50% voor vergelijkbare apparatuur.
Tips om uw budget te verlagen
✅ Onderhandel over het aantal inbegrepen pagina’s
Als u zeker bent van uw volume, onderhandel dan over een passend abonnement. Vermijd te grote abonnementen.
✅ Kies standaard voor zwart-wit
Stel zwart-wit afdrukken in als standaard op alle werkstations. Gebruik kleur alleen wanneer nodig.
✅ Vergelijk op totale kosten
Kijk niet alleen naar de maandelijkse betaling. Bereken de totale kosten over de contractduur (maandelijkse betaling × 48 maanden + geschatte extra pagina’s).
✅ Groepeer uw apparatuur
Als u meerdere locaties of afdelingen heeft, onderhandel dan over een globaal contract voor betere tarieven.
✅ Overweeg refurbished
Voor krappe budgetten bieden refurbished machines een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
Voorbeelden van budgetten
| Profiel | Configuratie | Geschat maandelijks budget |
|---|---|---|
| Zelfstandige / KMO | A4 zwart-wit, 500 pagina’s/maand | 40 - 60€ excl. btw |
| KMO 5-10 pers. | A4 kleur, 2.000 pagina’s/maand | 80 - 120€ excl. btw |
| KMO 20-50 pers. | A3 kleur, 5.000 pagina’s/maand | 150 - 220€ excl. btw |
| Groot bedrijf | A3 kleur pro, 15.000 pagina’s/maand | 250 - 400€ excl. btw |
Deze prijzen zijn indicatief en variëren per leverancier en onderhandelingen.
Samengevat
- Korte termijn huur: 50 tot 250€/week afhankelijk van het model
- Leasing A4: 40 tot 120€/maand excl. btw
- Leasing A3: 80 tot 250€/maand excl. btw
- Kosten per pagina zwart-wit: 0,005 tot 0,02€
- Kosten per pagina kleur: 0,03 tot 0,08€
Het beste advies: vraag meerdere offertes aan en vergelijk de totale kosten over de contractduur, niet alleen de maandelijkse betaling.
Heeft u een professioneel kopieerapparaat nodig?
Vraag gratis gepersonaliseerde offertes aan van gekwalificeerde leveranciers in België. Antwoord binnen 24 uur, zonder verplichtingen.